Организация контроля на предприятии

“Когда умный человек видит, почему он добился успеха, он делает так снова.

Когда же он видит свои ошибки, он не повторяет их”

“И Цзинь” (“Книга перемен”)

Процесс контроля, в общем случае, состоит в следующих этапах:

Ø       установление стандартов

Ø       измерение фактических результатов

Ø       проведение корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Необходимость контроля объясняется неопределенностью в поведении внутренней и внешней среды организации и, как следствие, возможность отклонений фактического хода планируемых процессов от желаемых (запланированных). Поэтому, в случае, если фактические результаты существенно отличаются от показателей, установленных планом, необходимо вмешательство в ход управляемого процесса. Это, с одной стороны, дает возможность своевременного предупреждения возникновения кризисных ситуаций. С другой, позволяет поддерживать успех, если ситуация развиваются в благоприятном для организации направлении.

Следовательно, для организации эффективного контроля необходимо:

а). Установление стандартов, т.е. конкретных целей, которые необходимо достичь в определенное время. Показатели устанавливаются в процессе планирования.

Классификация:

-          по степени их важности в достижении целей организации

-          по степени их влияния на жизнедеятельность организации (несоблюдение условий кредитного договора может привести к банкротству предприятия)

Требования к стандартам:

–         реалистичность. Стандарты должны быть жесткими, но достижимыми

–         измеримость и привязка к определенному времени

–         соответствие показателям результативности. Показатели результативности устанавливают то, что должно быть получено для достижения поставленных организацией целей

–         воспринимаемость сотрудниками

б). Получение информации о ходе реализации подконтрольного процесса. Требование к информации:

ü        сопоставимость с установленными стандартами и показателями результативности

ü        своевременность получения информации

ü        достоверность информации

в). Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами. Очевидно, что для каждого стандарта необходимо установить масштаб (предел) допустимых отклонений. При нахождении значений показателей процесса в установленных пределах, процесс можно считать нормальным.

Метод управления по принципу исключения – система контроля должна срабатывать лишь в том случае, если имеются значительные отклонения от стандартов.

г). Принятие решений. В результате сопоставления менеджер может принять одну из альтернатив:

·          Ничего не делать (The Do Nothing alternative) означает, что процесс протекает в рамках установленных планом пределах и не требуется оперативного вмешательства в ход его реализации. Это, однако, не исключает необходимости продолжения контроля.

·          Устранить отклонения от хода реализации процесса. Для этого менеджер устанавливает причину негативных отклонений от стандартов и принимает необходимые, оперативные меры, направленные на устранение этих расхождений.

·          Пересмотреть стандарты. Необходимость пересмотра может быть связана с существенными изменениями во внутренней и внешней среде организации, которые не были учтены в планировании процесса. В этом случае необходимо внести изменения в планы организации, может быть и существенные, скорректировать ее цели, и пересмотреть действующие стандарты. 

Виды контроля по времени их проведения:

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала контролируемых процессов. В организациях ведется в трех ключевых областях:

-          человеческие ресурсы

-          материальные ресурсы

-          финансовые ресурсы

Предварительный контроль персонала – анализ деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения установленных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных работников. Включает процедуры:

Ø       установление должностных инструкций (образование, стаж работы, рекомендации)

Ø       материальное стимулирование (выплаты и компенсации), тестирование, собеседование

Ø       обучение

Предварительный контроль поступающих материальных ресурсов (входной контроль). Производится на основе установленных стандартов минимально допустимых уровней качества и проверки соответствия поступающих материалов этим требованиям.

Предварительный контроль финансовых ресурсов – бюджетирование как метод установления предельных затрат по каждому подразделению организации.

Текущий, оперативный контроль производится в ходе реализации процесса (выполнения работ). Обратная связь как способ осуществления текущего контроля в биологических и организационных (социальных) системах. Все системы с обратной связью:

Ø       имеют цели

Ø       используют внешние ресурсы

Ø       преобразуют внешние ресурсы для внутреннего использования

Ø       следят за значительными отклонениями от намеченных целей

Ø       корректируют эти отклонения для того, чтобы обеспечить достижение целей

В отличие от автоматических систем управления, организационные системы способны кардинально менять программу действий при существенных отклонениях при изменении внутренних и внешних факторов.

Заключительный контроль производится после выполнения работы.

Задачи контроля:

Ø       получение исходной информации для планирования аналогичных работ в будущем

Ø       измерение результативности и принятие мотивирующих воздействий

Процесс контроля, в общем случае, состоит в установлении стандартов, измерении фактических результатов и проведении корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Необходимость контроля объясняется неопределенностью в поведении внутренней и внешней среды организации и, как следствие, возможность отклонений фактического хода планируемых процессов от желаемых (запланированных). Поэтому, в случае, если фактические результаты существенно отличаются от показателей, установленных планом, необходимо вмешательство в ход управляемого процесса. Это, с одной стороны, дает возможность своевременного предупреждения возникновения кризисных ситуаций. С другой, поддерживать успех, если ситуация развиваются в благоприятном для организации направлении.

Характеристики эффективного контроля:

q       стратегическая направленность контроля

q       ориентация на результаты

q       своевременность

q       гибкость

q       простота и экономичность