Первичное наблюдение, бухгалтерские документы и их назначение. Классификация документов.

Первичное наблюдение – основа функционирования хозяйственного учета. Бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности. Каждая хозяйственная операция обязательно оформляется учетными документами, содержащими первичные сведения о совершенных хозяйственных операциях или праве на их совершение. Если организация совершает операции, которые не могут быть оформлены типовыми документами, она может разработать свою форму первичного документа. Документация – способ оформления имущества, обязательств и хозяйственных операций бухгалтерскими документами. Документация представляет собой поток информации о финансово-хозяйственной деятельности организации и поэтому широко используется в управлении организацией для предварительного, текущего и последующего контроля. Предварительный контроль осуществляется руководителями организации. Текущий контроль производится в процессе учета и анализа деятельности. Последующий контроль осуществляется в основном в форме документальных ревизий. Документы классифицируются по однородным признакам: по назначению, по порядку составления, по содержанию хозяйственных операций, по способу отражения операций, по месту составления и по порядку заполнения. Распорядительными считаются документы, которые содержат приказ, распоряжение на совершение хозяйственной операции. Они разрешают произвести операцию, но не удостоверяют ее совершение. Исполнительные (оправдательные) документы только подтверждают факт совершения операции. Например, акты приема-передачи основных средств, квитанции. Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии в тех случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет. Комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных и оправдательных. По порядку составления документы бывают первичными и сводными. По содержанию хозяйственных операций документы подразделяются на материальные, денежные и расчетные. По способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные. По месту составления документы бывают внутренними и внешними.

Порядок составления и хранения документов.

К оформлению документов предъявляют особые требования: 1) своевременность оформления документов, 2) точность, ясность и полнота содержания операций, 3) четкое заполнение документа. Исправление ошибки должно быть подтверждено подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления. В кассовых и банковских документах исправление не допускается. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена, должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа, код формы, дату составления, наименование организации, содержание хозяйственных операций, измерители хозяйственных операций (сумма), должность лиц, ответственных за совершение операции. Документы, поступившие в бухгалтерию подвергаются бухгалтерской обработке: 1) документы проверяются по существу, 2) проводится формальная проверка документа, 3) проверенные и принятые документы подвергаются группировке, арифметической проверке, таксировке и контировке. Группировка – это подборка документов в однородные не только по названиям, но и по документам, связанным с ними. Арифметическая проверка документов позволяет контролировать арифметические подсчеты итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей. Таксировка документов – это выражение натуральных показателей в денежном измерении и подсчет сумм. Под котировкой документов понимают уточнение счетов, на которые следует записать по дебету и кредиту оформленные в прилагаемых документах хозяйственные операции. Все документы после окончательной бухгалтерской обработки подшиваются в папки и передаются на хранение в текущий архив. Дела из архива выдаются по письменному распоряжению главного бухгалтера.