Учет расчетов с подотчетными лицами.

К подотчетным лицам относятся работники предприятия, получившие денежные суммы (аванс) или чековую книжку под отчет для предстоящих расходов, а также работники, которые обязаны отчитаться за полученную выручку наличными деньгами, - продавцы, заведующие столовыми, буфетчики и т. п. На предприятии должен быть утвержденный список подотчетных лиц.

Выдача денег под отчет оформляется расходным кас-совым ордером или платежным поручением на пере-числение денег за пределы организации.

Расходование подотчетных сумм может осуществ-ляться по следующим направлениям: командировочные, хозяйственные и расходы, связанные с получением и отгрузкой продукции.

Независимо от целевого назначения полученных сумм подотчетное лицо обязано представить в течение трех дней после завершения работы авансовый отчет с при-ложением оправдательных документов.

Для подтверждения командировочных расходов пред-ставляются командировочное удостоверение, проездные билеты, квитанции гостиниц, письменный отчет о ко-мандировке.

При хозяйственных расходах прилагаются счета на покупку товарно-материальных ценностей, квитанции, накладные, акты и другие документы.

Авансовый отчет проверяется бухгалтером, утверждается руководителем предприятия и служит основанием для списания израсходованных сумм.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - основной расчетный активный. Сальдо может быть и кредитовым, оно отражает кредиторскую задолженность организации перед подотчетным лицом в случае перерасхода по-лученных сумм. Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведут в журнале-ордере № 7 на основании отчетов кассира и авансовых отчетов.

С 1 января 2002 года для возмещения командировочных расходов применяются следующие нормативы: суточные — 100 руб., квартирные при предъявлении счета гостини-цы — не более 550 руб., без предъявления счета — 12 руб.

Пример 1. Типовые операции по учету расчетов с коман-дированными лицами (руб.).

1. Главный бухгалтер предприятия получил деньги для командировки в областной центр на инструктивное совещание по составлению годового отчета:

Дт 71 Кт 50 — 1600

2. По завершении командировки главный бухгал-тер представил авансовый отчет с оправдательными документами:

• проездные билеты туда и обратно — 230;
• счет гостиницы за проживание (4 дня х 200 руб.) — 800;
• командировочное удостоверение, подтвер-ждающее нахождение в командировке (5 дней х 100 руб.) — 500.

Итого сумма командировочных расходов — 1530. Из суммы расходов на проезд и найма жилого помещения (230 + 800 == 1030) выделяется НДС уплаченный — 16,67% (1030 х 16,67% = 171,7):

Дт 26 — 1358,3

Дт 19 — 171,7

Кт 71 — 1530

3. Главный бухгалтер возвратил в кассу неиспользованную сумму аванса: Дт 50 Кт 71—70

4. Если подотчетное лицо не вернуло в установлен-ном порядке неиспользованную сумму, составляются следующие корреспонденции счетов:

а) отражается недостача: Дт 94 Кт 71 — 70

б) удержание из заработной платы подотчетно-го лица: Дт 70 Кт 94 — 70

в) если нет возможности удержать сумму из заработной платы, ее относят на расчеты по возмещению материального ущерба: Дт 73/2 Кт 94 — 70

5. При перерасходе полученной суммы (например, в авансовом отчете указана сумма 1630) возникает креди-торская задолженность организации перед главным бух-галтером в сумме 100 (1630-1530). Возврат перерасхода командированному лицу: Дт 71 Кт 50 — 100

В этом случае уменьшается кредиторская задолжен-ность предприятия перед подотчетным лицом (сч. 71 — пассивный).

Пример 2. Корреспонденция счетов по учету расчетов с продавцами продукции (тыс. руб.).

1. Отражается отпуск готовой продукции по факти-ческой себестоимости: Дт 90 Кт 43 — 6

2. Получена выручка по ценам реализации, включая НДС — 2: Дт 71 Кт 90 — 12

3. Отражается НДС полученный: Дт 90 Кт 68 — 2

4. Поступление выручки в кассу: Дт 50 Кт 71 — 12

Пример 3. Отражение использования полученных средств на хозяйственные расходы (тыс. руб.).

1. Подотчетное лицо получило наличные деньги в кассе: Дт 71 Кт 50 — 3

2. Приобретены материалы на рынке: Дт 10 Кт 71 — 3