Журнал-ордер №7. Содержание и порядок ведения.

При журнально-ордерной форме главная книга организаций формируется на основании данных синтетиче-ского учета журналов-ордеров, которые ведутся по Кт бух. счетов. Журнал-ордер №7 предназначен для отражения операций по сч. 71 "Расчеты с подотчетными лицами", его особенностью является то, что в нем ведется не только синтетический учет по сч. 71, но и аналитический в разрезе подотчетных лиц. Данные в ЖО №7 заносятся с отчета кассира и с авансовых отчетов, которые служат первичными документами для составления этого ордера. В ЖО №7 отражается сальдо на начало месяца по счету 71 в разрезе подотчетных лиц с указанием даты возникновения задолженности как дебиторской, так и кредиторской. На основании отчетов кассиров и справок бухгалтера в Дт сч. 71 разносятся операции по выдаче денежных средств подотчетным лицам об оплате задолженности по авансовым отчетам и об удержании подотчетных сумм из заработной платы работников. На основании авансовых отчетов разносятся операции по Кт сч. 71 по командировочным расходам, по использованию подотчетных сумм на хоз. нужды и подготовку кадров. Авансовые отчеты нумеруются и отражаются в ЖО по порядку номеров. В конце месяца по ЖО №7 выводится конечное сальдо в разрезе подотчетных лиц, которое сверяется с данными главной книги. Сальдо по сч. 71 может быть как дебетовым, так и кредитовым. По дебету отражается задолженность подотчетных лиц по полученным денежным лицам, по Кт сч. 71 отражается задолженность организации по авансовым отчетам, предоставленными подотчетными лицами.

Использованные документы после регистрации в ЖО сшиваются в пачку и хранятся вместе с ЖО в отдельной папке. Такой порядок упрощает выявление и исправление ошибок. Итоговые данные ЖО №7 не нуждаются в дополнительной группировке и обобщении и поэтому сразу по окончании отчетного месяца записываются в главную книгу по Кт сч. 71. ЖО №7 подписывает лицо, составившее его и составившее. Вторую подпись в ЖО проставляет бухгалтер, который разнес кредитовые обороты в главную книгу.