Переговоры – очень древний способ общения. Когда первобытные люди впервые, отложив дубинки и каменные топоры, попытались не воевать с соседним племенем, а договориться – именно в этот момент человек прямостоящий стал превращаться в человека разумного и цивилизованного.
От любого другого общения переговоры отличаются тем, что интересы участников частично совпадают, а частично – расходятся. Если интересы совпадают полностью – переговоры не требуются вообще и можно сразу переходить к сотрудничеству. Если же интересы полностью расходятся – это можно назвать конкуренцией или конфронтацией.
Цели и задачи переговоров
Конечно, главная задача переговоров – это обсудить проблему, представляющую взаимный интерес, и принять совместное решение. Но переговоры могут выполнять и другие функции.
Если стороны хотят обменяться взглядами и мнениями по какому-либо поводу, но не готовы к принятию решения или совместным действиям, считая их преждевременными или невыгодными, встреча может пройти в информационном или коммуникативном ключе (для расширения связей и налаживания новых отношений). Это, собственно, даже еще не переговоры, а как бы подготовка к ним.
Деловые переговоры, в основном торговые и дипломатические, известны с глубокой древности. Тогда нередко считалось, что успешно провести сделку –это ловко обмануть партнера, вынудить его действовать в своих интересах, подсунуть некачественный товар. Этика же современного бизнеса гласит: успешные переговоры – это принятие взаимовыгодных решений.
Чтобы переговоры прошли успешно
- Переговоры лучше проводить на своей или нейтральной территории. Встреча в другом городе или за рубежом психологически невыгодна, к тому же там труднее получать информацию. На своей территории легче контролировать ситуацию, «дома и стены помогают».
- Более многочисленная делегация имеет большее психологическое преимущество, поэтому количество участников согласуют заранее.
- Чем меньше число участников, тем быстрее идут переговоры. Слишком многочисленные делегации часто не приходят к соглашению.
- Согласие на небольшие уступки – это демонстрация не слабости, а гибкости.
Рассадка на переговорах
Обычно члены делегаций рассаживаются напротив, с двух сторон стола. Это удобная схема, если не считать того, что положение «напротив» – это положение не сотрудничества, а конфронтации. Чем меньше угол между собеседниками, тем легче договориться и прийти к единому мнению.
В центре своей стороны стола садится глава делегации, справа от него – второе лицо в делегации, слева, при необходимости, переводчик.
Главы делегаций садятся друг напротив друга.
Более почетными местами считаются лицом к входной двери, спиной к стене, так как сидящие спиной к двери чувствуют себя не комфортно..
Обмен визитными карточками
Визитные карточки вручают стоя, а не сидя, при этом внятно произносят свое имя и фамилию. Первым в деловом этикете протягивает карточку младший по должности или возрасту, поэтому первыми предлагают свои визитки представители принимающей стороны (из вежливости, как «хозяева» переговоров) или члены делегации, более заинтересованной в переговорах.
Вначале визитками обмениваются главы делегаций, далее – по старшинству – остальные участники.
Принимать визитку следует правой рукой, а затем взять в обе руки. Ни в коем случае нельзя мять в руках полученную визитку и вообще небрежно к ней относиться – хозяин визитной карточки может счесть это оскорблением. Не стоит и сразу же убирать полученную карточку. Во время деловой беседы положите ее перед собой и заглядывайте в нее, если забыли имя собеседника или его должность. Можно разложить перед собой несколько карточек партнеров, в том порядке, в каком они сидят. Но не забудьте после переговоров забрать визитки с собой!
Деловой этикет и хорошие манеры
- Опаздывать на деловую встречу и переговоры недопустимо! Еще более недопустимо – опаздывать более чем на 10 минут.
- Не сидите с каменным лицом, улыбайтесь.
- Перед началом деловых переговоров обязательно уделите несколько минут светской беседе на отвлеченные темы (так называемый small-talk). Это снимет напряжение и создаст доброжелательную атмосферу общения.
- Все умеют сидеть на стуле, но не все умеют сидеть правильно. Итак, чего нельзя делать: сидеть напряженно, на самом краешке стула, сидеть развалившись на стуле, раскачиваться на стуле, класть ногу на ногу, вертеть что-нибудь в руках, грызть ручку.
- Будьте вежливы и корректны! Деловая беседа требует особого сдерживания эмоций.
Зачем нужен кофе-брейк?
Пришедшим на переговоры партнерам всегда предлагают минеральную воду, чай или кофе. Если перерыв не предусмотрен, все напитки подают в начале встречи, а если программа длинная, чай и кофе предлагают в перерыве на кофе-брейке, и тогда к нему положено какое-либо сопровождение (бутерброды, печенье, орешки).
В офисе разливать кофе на месте (как этого требует кофейный этикет) не всегда возможно. Однако в идеале в комнате переговоров должен быть дополнительный стол, на который секретарь ставит посуду и кофейник и наполняя чашки, передает их собравшимся, не отвлекая их от разговора. Если возможности разливать кофе на месте нет, его приносят в чашечках на подносе, но обязательно горячим. Молоко, сливки и сахар каждый добавляет сам, причем подающий кофе должен узнать заранее, кто какой кофе пьет, а кто будет пить чай и подать соответствующие чашки.
Вообще в офисе уважающей себя фирмы обязательно должны быть чайные и кофейные чашки с блюдцами, стаканы для воды, сахар, печенье к чаю. Для vip-посетителей стоит иметь стильные кофейные и чайные сервизы, специальный чайник для заваривания зеленого чая, а также стаканчики или пиалы для него, которые не требуют блюдец. Признаком хорошего тона считается подавать тканевые, а не бумажные салфетки для самого чаепития, и упакованные в бумагу влажные гигиенические салфетки – до начала трапезы.
